Votre auditoire est-il prêt pour votre proposition ? Découvrir les 7 étapes du changement.

J’ai eu le grand privilège, il y a quelques années, de travailler sur un projet de gestion du changement au CHU Sainte-Justine avec trois personnes de très haut calibre: Mesdames Céline Bareil, Sylvie Charbonneau et Lyne Beausoleil.

Une phrase de ce projet ne m’a jamais quitté: L’importance d’être à l’écoute des préoccupations des employés tout au long du processus. La communication continue était au centre de tout.

C’est en relisant le livre de Gaétan Namouric : « Ce que vous avez à dire n’intéresse personne » et en écoutant un très intéressant balado entre lui et Judith Fetzer que je me suis rappelée les différentes étapes de réceptivité lors d’un changement.

J’ai tout de suite fais le lien avec nos présentations lors de conférences scientifiques. Lorsqu’on créé une présentation, c’est dans l’intention de provoquer un changement. Ca peut sembler un peu fort et ambitieux mais c’est ça quand même. Que ce soit par une prise de conscience, de nouvelles connaissances à intégrer ou une nouvelle façon de faire il doit se passer quelque chose.

L’auditoire doit sortir de votre présentation, différent…

Lorsque vous présentez votre idée, votre projet ça fait plusieurs semaines, plusieurs mois voire plusieurs années que vous y réfléchissez.

Mais votre auditoire le reçoit pour la première fois. Vous n’êtes pas à la même place.

Votre présentation peut échouer parce que le décalage est trop grand entre vos propos et les préoccupations réelles de votre auditoire.

Chaque personne réagira différemment selon son niveau de confiance envers vous et son niveau de confort face à cette nouveauté.

Pour l’avoir dit plusieurs fois, bien connaître son auditoire est la base de toute présentation. Plutôt que de se concentrer sur ce qu’on veut dire, on doit tout d’abord se poser la question:

Qu’ont-ils ont besoin d’entendre pour changer, pour progresser ?

C’est ici que l’expertise de Céline Bareil peut vous être utile, parce que tout dépend du niveau de réceptivité de votre auditoire.

Voici les différents phases de réceptivité selon Mme Bareil:

Phase 1 : Aucune préoccupation

Votre message sur le changement ? Il lui passe complètement par-dessus la tête. Ce n’est pas de la mauvaise volonté, c’est simplement qu’il ne se sent pas concerné du tout. Il poursuit ses activités sans broncher, totalement indifférent à ce que vous proposez.

Ce qu’il se dit : « Ça ne me concerne pas ; y’a rien là. »

Ce que vous pouvez faire: Éveiller sa curiosité, lui faire réaliser les enjeux

Phase 2 : Sécurité de son poste

Vous avez son attention ! Mais pas de la façon que vous espériez. Votre participant est soudainement inquiet. Son cerveau s’emballe avec une seule grande question : « Qu’est-ce qui pourrait m’arriver, à MOI ? »

Il ne pense pas encore aux détails du changement que vous proposez. Non, il calcule : est-ce que je vais perdre mon poste ? Mon rôle va-t-il changer ? Mon statut, mes responsabilités, mon pouvoir décisionnel — tout ça est possiblement menacé ? C’est l’incertitude qui domine.

Ce qu’il se dit : « Qu’est-ce qui pourrait m’arriver ? »

Ce que vous pouvez faire: tout d’abord le rassurer.

Phase 3 : Volonté et sérieux du changement

Bon, admettons qu’il soit rassuré sur sa sécurité personnelle. Maintenant, une nouvelle préoccupation surgit : « Est-ce que ça vaut vraiment la peine que j’investisse mon temps et mon énergie là-dedans ? »

Est-ce qu’on parle d’un vrai changement durable ou d’un projet qui va mourir dans six mois ? Il veut s’assurer que c’est quelque chose de rentable. Il a besoin d’être convaincu.

Ce qu’il se dit : « Est-ce que le changement est là pour durer ? »

Ce que vous pouvez faire:: Vous devez le convaincre avec des exemples de succès concrets

Phase 4 : Nature du changement

C’est à cette étape que votre participant quitte doucement sa zone de confort et commence à s’intéresser réellement au contenu. Il devient attentif, proactif, curieux.

Il veut des précisions : de quoi s’agit-il exactement ? Quand est-ce que ça pourrait commencer ? Comment ça pourrait se passer concrètement ? C’est le moment où il se pose mille questions, où il prend des notes, où il cherche à comprendre. Il est le premier à se lever durant la période de questions pour demander plus d’explications.

Ce qu’il se dit : « Pouvez-vous m’en dire plus ? »

Ce que vous pouvez faire: Vous devez lui expliquer comment ça pourrait se passer

Phase 5 : Soutien disponible

Votre participant est maintenant prêt à essayer. Mais attention, un nouveau doute s’installe : « Est-ce que j’ai les compétences nécessaires pour faire face aux nouvelles fonctions, habiletés ou attitudes liées au projet ? Il se demande quel soutien, quelle aide, quelles conditions et combien de temps sont nécessaires et seront disponibles pour s’adapter.

Ce qu’il se dit : « Est-ce que je vais être capable de… ? »

Ce que vous pouvez faire: Vous devez les renseigner sur le soutien, les formations possibles etc…

Phase 6 : Collaboration avec autrui

Ok votre participant embarque ! Il est maintenant intéressé à collaborer, à coopérer. Il veut savoir comment il pourrait s’y prendre avec ses collègues.

C’est le moment où l’énergie collective pourrait se mettre en place. (Souvent après votre présentation) Il ne pense plus seulement à lui, mais à comment travailler ensemble pour réussir. Il veut s’impliquer activement dans la mise en œuvre.

Ce qu’il se dit : « Ça vaudrait la peine qu’on se réunisse… »

Ce que vous pouvez faire: Soutenir et encourager ces champions.

Phase 7 : Amélioration continue du changement

Et voilà, vous avez un champion du changement ! Votre participant ne se contente plus de suivre, il cherche maintenant à innover, à améliorer, à repousser les limites.

Il veut modifier de façon significative son travail, ou proposer de nouvelles applications du changement. Il remet en question ses méthodes, expérimente, suggère. C’est la phase de l’appropriation totale.

Ce qu’il se dit : « Essayons ceci… » ou « Et si on faisait cela… »

Ce que vous pouvez faire: Faire du suivi, soutenir et encourager les nouvelles adaptations.

C’est sûr que durant une présentation, vos participants ne passeront pas à travers toutes les étapes en une heure (malgré que je l’ai déjà vu !). Ils seront à différents niveaux selon leur façon d’entrevoir ce changement.

Chaque phase va influencer leur comportement et leur engagement envers le changement proposé. Être à l’écoute peut faire toute la différence.

Mais lors d’une conférence, comment savoir à quelle phase se situe l’auditoire ? Dans l’incertitude, vaut mieux adresser chaque phase et ainsi répondre aux préoccupations de tous.

• Stimuler la curiosité. Éveiller l’intérêt

• Répondre à : « What’s in it for me ? »

• Justifier le changement, nommer les raisons importantes

• Décrire le comment opérationnel

• Faciliter la collaboration

• Inspirer soutenir et encourager.

Si vous en avez la chance, vous pouvez aussi envoyer un questionnaire pré-conférence pour prendre le pouls de votre auditoire en formulant ses cinq questions rapides

Question 1 : Niveau de familiarité

Sur une échelle de 1 à 5, à quel point êtes-vous familier avec [sujet/projet/changement] ?

• 1 = Je ne connais pas du tout

• 2 = J’en ai vaguement entendu parler

• 3 = Je connais les grandes lignes

• 4 = Je connais assez bien le sujet

• 5 = Je connais très bien le sujet

Cette question vous indique s’ils sont en phase 1 (aucune préoccupation) ou s’ils ont déjà conscience du changement.

Question 2 : Préoccupation principale

Quelle est votre principale préoccupation par rapport à [sujet/projet/changement] ?

• a) Je ne me sens pas vraiment concerné(e)

• b) Je me demande l’impact sur mon poste/rôle

• c) Je me demande si c’est vraiment sérieux et durable

• d) Je veux comprendre les détails concrets

• e) Je veux savoir comment réussir cette transition

• f) Je suis prêt(e) à collaborer et à contribuer

Cette question est super ! Elle vous dit exactement à quelle phase se situe chaque personne.

Question 3 : Besoin d’information

Qu’est-ce qui vous aiderait le PLUS à comprendre lors de cette présentation ?

• a) Pourquoi ce changement est nécessaire maintenant

• b) Ce que ça change concrètement pour moi

• c) Comment ça va se déployer dans l’organisation

• d) Quel soutien sera disponible pour nous accompagner

• e) Des exemples concrets et des success stories

• f) Comment je peux contribuer activement

Cela vous permet d’ajuster votre contenu et de prioriser certaines sections.

Question 4 : Niveau d’adhésion actuel

En ce moment, comment vous sentez-vous par rapport à [sujet/projet/changement] ?

• a) Sceptique – je ne suis pas convaincu(e) de la pertinence

• b) Inquiet(ète) – je m’interroge sur les conséquences pour moi

• c) Curieux(se) – j’aimerais en savoir plus

• d) Ouvert(e) – je suis prêt(e) à essayer si j’ai du soutien

• e) Enthousiaste – j’ai hâte de participer activement

Cette question mesure la température émotionnelle de votre auditoire.

Question 5 : Question ouverte

Si vous pouviez obtenir UNE réponse claire lors de cette présentation, quelle serait votre question ?

(Réponse courte, en quelques mots)

Cette question ouverte capture les préoccupations uniques que vous n’auriez pas anticipées. C’est votre filet de sécurité pour ne rien manquer.

Ce questionnaire peut vous servir pour adapter votre présentation selon les réponses obtenues. Vous pouvez aussi mentionner certaines questions et y répondre durant la présentation. Signe que vous avez écouté. Une présentation c’est un changement. Comprendre et soutenir son auditoire est assurément un facteur de succès important.

En conclusion

La prochaine fois que vous préparerez une présentation, posez-vous cette question :

« À quelle phase se trouve mon auditoire ? »

Parce que la qualité de votre contenu ne fait pas tout. Ce qui fait toute la différence, c’est votre capacité à rejoindre votre auditoire là où il se trouve réellement.

Les travaux de Céline Bareil nous rappellent quelque chose d’essentiel : chaque personne avance à son rythme dans un processus de changement. Et c’est exactement ce qu’est une présentation : un processus de changement que vous proposez à votre auditoire.

Vous ne pouvez pas convaincre quelqu’un qui en est à la phase 2 avec des arguments de la phase 7. Vous ne pouvez pas inspirer quelqu’un qui ne se sent même pas concerné.

Mais si vous prenez le temps de :

• Comprendre où se situe votre auditoire

• Adapter votre structure en conséquence

• Répondre à leurs préoccupations réelles

• Accompagner leur progression étape par étape

Alors votre présentation devient bien plus qu’un simple transfert d’information. Elle devient un véritable accompagnement vers le changement. C’est précisément à ce moment là que votre impact se multiplie.

Parce qu’au fond, personne ne s’intéresse vraiment à ce que vous dites… tant que vous ne répondez pas à ce qu’ils ont besoin d’entendre.

P.S. Si vous utilisez le mini-sondage pré-présentation, j’aimerais beaucoup savoir comment ça s’est passé pour vous. Écrivez-moi ou laissez un commentaire. Vos expériences enrichissent toujours ma pratique !​​​​​​​​​​​​​​​​

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En terminant et sur un autre sujet, je vous annonce officiellement que la parution de mon livre aura lieu à la mi-janvier. Pour être informé de la date exacte et pleins d’autres détails croustillants comme dirait ma collègue AlexeMartel, inscrivez-vous à l'infolettre, vous serez les premiers informés.

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À très bientôt !